Katona Eszter írása 3 részben, ami először zárt csoportban jelent meg. Olvassátok szeretettel, nagyon hasznos!
Először is köszönöm a lehetőséget, igazán megtisztelő és egyben zavarba ejtő a felkérés. Ugyanis egyáltalán nem vagyok igazi szakértő a témában, sosem tanultam az időgazdálkodást, viszont valós tapasztalatom tényleg van benne bőven: 10+ évig dolgoztam multi világban kommunikáció területén, vittem nagy ügyfelek nagy projektjeit, menedzseltem 10-20 fős csapatot és lassan 3 éve már a kis vállalkozásaimat (babyberry, Pici Piac, babyberry és barátai) egyengetem Luca Sára (5) és Samu (2) mellett. Úgyhogy ezúton szeretném megosztani Veletek, hogy mit tanultam a saját bőrömön az elmúlt időben, hátha Ti is találtok benne hasznosíthatót.
Kezdem egy vallomással: rendmániás vagyok. Ezt azért tartom fontosnak már az elején megosztani, mert ez alapvetően meghatározza a gondolkodásmódomat is. Szeretek rendszerben gondolkodni, és hiszek benne, hogy ez az időgazdálkodásban is hasznosítható. Remélem, most nem rémítettem el senkit, és a kevésbé kocka gondolkodásúaknak is tudok majd hasznos tippeket adni.
Én nem ismerek olyan embert, akinek családja van, dolgozik és azt mondja: mindenre van ideje. Sőt, tovább megyek, egyáltalán nem ismerek olyan embert, akinek mindenre van ideje. Hiszen mindannyian sokkal-sokkal több dolgot szeretnénk csinálni, mint ami a nap 24 órájába, a hét 7 napjába vagy az év 365 napjába belefér. De ez teljesen normális. Mégis az lenne a cél, hogy a számunkra a legfontosabb dolgokra viszont mindenképp legyen időnk! És véleményem szerint itt kezdődik az időgazdálkodás: a prioritások felállításával, a fontos dolgok megfogalmazásával.
1) Vagyis mindent érdemes ezzel kezdeni: állj meg egy pillanatra (vagy kettőre) és először csak gondold át. Gondold át, hogy egyrészt, mik azok a dolgok, amikkel jelenleg töltöd az időd, és mik azok, amiket még szeretnél csinálni, de most nem fér bele az idődbe. Írj össze mindent, a szükséges rosszat is és utána állíts egy fontossági listát. Mik a legfontosabbak és mik azok, amikről le tudsz mondani. De tényleg csak azokról mondj le, amik nem jelentenek áldozatot! Ha pl. mindig is szerettél volna elmenni egy tanfolyamra, de sosem volt rá időd, és ez zavar, akkor most mindenképpen szerepeljen a “fontos” listádon! Vagy ha eddig nem fért bele a rendszeres sport / szórakozás / én-idő, de vágysz rá, akkor ezeket se húzzad ki! Tudom-tudom, most végtelennek tűnik a lista… De nem baj, ez lesz a cél, ami a szemed előtt lebeg, hogy az új időgazdálkodásoddal ezek majd beleférjenek az életedbe!
2) Most nézd meg, mik azok a dolgok, amiket a legjobban utálsz vagy amik a legtöbb idődet, energiádat rabolják el. Gondold át, hogy ezek közül mit tudnál átszervezni vagy valakinek átadni. És ne félj segítséget kérni! A házimunka terheit leveheti egy takarítónő, szerezhetsz magadnak egy kis én-időt, ha 2-3 órára egy rokon/barát/babysitter van a gyerekekkel, a bevásárlást el lehet intézni online is. Tudom, ezek már korábban is biztosan eszedbe jutottak, de ha még mindig nem szervezted át, akkor gondold át, a kifogásaid valósak? Ha ennyire fontos Neked a dolog, akkor rajta, lépj túl a komfortzónádon, vetkőzd le a kifogásaidat, itt az idő, hogy keress egy takarítónőt, babysittert, megkérd az ovis társ anyukáját, hogy hozza el egyszer-egyszer a Te gyerekedet is vagy a következő nagybevásárlás helyett rendelj a Tescóból… Ha már csak egy dolgot is megvalósítasz és ezzel spórolsz heti 1-2 órát, már előrébb tartasz! 🙂
3) Rendben, akkor megvan a lista, vannak rajta új tételek és remélhetőleg egy-két régi pedig lekerült róla. Akkor itt az idő, hogy ezek rendszerbe kerüljenek! Én ilyen szempontból egy igazi régi iskolát valló ember vagyok: papírra írok. De ha szeretnéd, készíthetsz hozzá egy csinos táblázatot is. Nem kell bonyolult dologra gondolni, első körben elég egy olyan, amin rajta voltak a hét napjai és a napszakok (reggel, napközben, este). Haladók pedig tovább cizellálhatják: A/B hét, hónapok stb., ez persze attól is függ, milyen rendszerességű fix feladatok, programok vannak az életetekben. És akkor itt jön az izgalmas része a dolognak: a listádon lévő dolgokat kellene szépen elhelyezgetni a táblázatban. Nem mondom, hogy egyszerű feladat, de azt gondolom, hogy a rendszeresség segít majd abban, hogy ne ússz el az árral. Pl. ha elhatározod, hogy csütörtök délutánonként csakazértis sportolni fogsz, akkor írd be a táblázatba és a segítőddel fixáld le, hogy az az időpont szent. És Te is kezeld úgy: ne szervezz rá más programot és ne mondd le! Vagy ha úgy érzed, túl sok időt töltesz a házimunkával, akkor ezeknek is találj fix időpontokat a héten, és csak az adott napokon foglalkozz velük. Vagy mondd ki, hogy havonta 1x szeretnél a barátnőiddel tölteni egy estét, akkor ehhez ragaszkodj! De ugyanígy találj időt a gyerekekkel töltött minőségi időre is. Mert sokszor előfordul, hogy annyi a házimunka, meló és egyéb tennivaló, hogy pont rájuk nem marad elég idő és figyelem. Inkább tölts velük egy órát, amikor csak velük vagy, rájuk figyelsz, minthogy egész nap együtt vagytok elméletileg, de gyakorlatilag máshol jársz. Nem biztos, hogy elsőre sikerülni fog a listádon lévő összes tételt elhelyezni a táblázatban, de ez nem baj. Ha már 1-2 új dolog bekerül új rutinodba, az óriás előrelépés. És ha úgy érzed, jól megy a dolog, időről időre visszatérhetsz a listádhoz és a táblázatodhoz, és tovább javíthatsz rajta.
Mindannyian mások vagyunk, mindenkinek más dolgok fontosak, de egy biztos: Te próbáld meg a saját prioritásaid és tempód szerint élni az életed, amiben megfelelő mennyiségű és minőségű idő jut magadra, a családodra és azokra az időtöltésekre, amik igazán fontosak számodra és feltöltenek. Hogy aztán legyen energiád a többire is.
Én egy igazi old school időgazdálkodó vagyok. 🙂 Bevallom, próbáltam többféle time management szoftvert, hiper-szuper jegyzetfüzetet, de nekem a legegyszerűbb volt mindig a leghatékonyabb.
Mivel a feladataim 90%-a e-mailhez kapcsolódik (e-mailben érkezik vagy én indítom el e-mailben), ezért a levelezőrendszerem a feladatközpontom. Minden függőben lévő (to do) feladatot tartalmazó e-mailt megcsillagozok, így biztosan nem felejtek el semmire válaszolni vagy utánkövetni.
Az e-maileken kívüleső feladatokat (leginkább gondolkozós, stratégiai jellegű feladatok) pedig egy jegyzetfüzetben gyűjtöm.
Okés, eddig ez egyszerűnek is tűnik, a feladatok fel vannak írva vagy meg vannak jelölve, de a nehezebb része a feladatnak itt következik: a to do listát priorizálni kell, időnként frissíteni és ami a legfontosabb, be is kell tartani. 🙂
A korábbi bejegyzésemben már írtam arról a módszerről, hogy hogyan érdemes a rendelkezésedre álló idődet és az előtted álló feladatokat csoportokba rendezni és egy logikus napirendet, hetirendet kialakítani. Javaslom, ezt most vegyétek újra elő (a saját kihívásotokkal együtt), és nézzétek meg, hogy az elmúlt 2 hétben mennyire sikerült betartani! Ha vannak tanulságok, építsétek be, és ne ijedjetek meg, ha kisebb-nagyobb újratervezésre van szükség! Ha pedig még nem sikerült elkezdeni az időtök rendszerezését, talán most eljött a megfelelő alkalom! 🙂
Ha megvan a terv, az már fél győzelem. Most már csak arra van szükség, hogy ezt be is tartsátok! Sokszor felmerült már ebben a csoportban is, hogy az élet sokszor felülírja a terveket. Igen, ez így van, teljesen természetes, ezért kell rugalmasnak lenni. És az alapelvekhez ragaszkodni. Mondok egy példát: az én kihívásom az volt, hogy kedd és csütörtök délelőtt én-időt tartok, ha törik, ha szakad, heti 2×2 órát magamra fordítok. Aztán megnéztem a naptáramat, és látom, kedd délelőttre be van írva, hogy jönnek vízórát cserélni. Már hetekkel ezelőtt lefixáltuk, nem lehet elhalasztani. Először nagyon elszomorodtam, hogy lőttek az én-időmnek, de aztán átgondoltam a heti feladataimat és újraterveztem. Megcseréltem a hét másik napjára tervezett munkablokkommal a kedd délelőttöt, amíg a vízóraszerelőt vártam, hatékonyan dolgoztam, majd áttettem a kedd délelőtti sportomat péntek reggelre. Sajnos így nem tudtam elmenni egy olyan jó órára, mint eredetileg terveztem, de így is boldog voltam, hogy megoldottam végül. Szóval rugalmasságra, problémamegoldásra és logisztikára mindenképpen szükség van, de az fontos, hogy a saját magadnak lefektetett szabályokat próbáld meg betartani, mert minél többször engedsz meg magadnak “lógásokat”, annál gyorsabban fog felborulni a rendszer.
A másik kulcsfontosságú elem a rendszerben a fókuszáltság és a hatékonyság: én azt vettem észre, hogy azzal lehet a legjobban elúszni, ha elveszítjük a fókuszt. Ha van 1 vagy 2 órád egy bizonyos feladatra, de közben elkezdesz mást is csinálni. Tipikusan ilyen zavaró tevékenység a facebookozás és egyéb social media csatornákon való lógás, vagy a “még ezt még gyorsan megválaszolom”, “ezt még gyorsan elpakolom”, “ezt a telefont még gyorsan elintézem” elterelő feladatok. Tudom, mert én is hajlamos vagyok az elúszásra. De ezen is segít, ha előre megtervezem a hetem: melyik nap, melyik napszakban milyen feladataim vannak, amiket mindenképpen el kell végeznem.
Reggel leülök, átgondolom az előttem álló feladataimat, írok egy aktuális listát, és a sürgős-nem sürgős, fontos-nem fontos módszer (Eisenhower Matrix) alapján beosztom a hétre a tennivalóimat. És nálam az jött be, hogy betervezek előre időt a csip-csup feladatokra is, amik tipikusan elveszik az időt, mert hajlamosak vagyunk ezeket számításon kívül hagyni, pedig muszáj valahova ezeket is beiktatni. Nekem pl. ilyen az e-mailek megválaszolása. 3 vállalkozásom van, egy nap rengeteg e-mailt, facebook üzenetet kapok. És ismerem magamat, engem zavar, amikor megválaszolatlan (csillagozott) e-mailekkel van tele a postafiókom. Egyszerűen nyomaszt, mert azt látom, még 100 dolgom van. Pedig a legtöbbje kb. 1 percbe telne. Sokszor 1 percbe… Úgyhogy számomra az lett a megoldás, hogy ezekkel kezdem a napjaimat. Úgysem bírnék magammal, nem tudok másra koncentrálni, ha tele van a fejem nyitott gondolatokkal. Ezért a nap első 1-2 óráját az ilyen gyorsan megoldható, pörgős feladatokkal kezdem. Gyorsan kipipálom őket, megkönnyebbülök, és utána tudok koncentrálni. Jöhetnek azok a feladatok, amik elmélyülést, gondolkozást igényelnek. Ezek közben viszont rettenetesen koncentrálok: mert minél inkább fókuszálok az adott feladatra, annál hatékonyabban el tudom végezni. Ha kell, kikapcsolom a levelezőrendszerem, becsukom a böngészőt, lenémítom a telefonom, és rászánom azt a fél órát – órát az adott feladatra. Hihetetlen, de tényleg működik: ilyenkor meglepően gyorsan végezni tud az ember az adott feladattal.
Ha viszont elkezdek kattintgatni, ezt-azt megnézni, akkor azonnal kizökkenek, és sokkal több időbe telik visszarázódni. Úgyhogy Nektek is ezt tudom javasolni, hogy próbáljátok meg a feladatokat csoportosítani komplexitásuk alapján, és megtalálni nekik a megfelelő helyet a napotokban, hetetekben. Van, aki azt szereti, ha a hét egyik napján pörgős feladatokat csinál, a másikon elmélyülőset, a harmadikon pedig rohangálósat, míg másoknak az jön be, ha a napon belül 1-2 órás blokkokat alakít ki és változatos feladatokkal tölti meg. Erre nincs általános recept, mindenkinek meg kell ismernie saját magát, akár több módszer kipróbálása által, és azt a ritmust beütemezni, ami számára a leghatékonyabb és amiben a legkényelmesebben érzi magát.
Nektek milyen módszer vált be, Ti hogyan tervezitek a napjaitokat? És sikerül a terveiteket megvalósítani?
A digitális eszközök használata gyerek mellett
Amikor Andi felkért, hogy írjak 3 cikket időgazdálkodás témában és megírta a témajavaslatait is hozzá, azonnal tudtam, hogy ezzel, a 3. résszel leszek a legnagyobb bajban. Ugyanis ez egy olyan terület, ahol nekem is rengeteget kell még fejlődnöm, és noha tudom, érzem, mi lenne a helyes irány, nem mindig van meg a kellő önuralmam, hogy betartsam a saját szabályaimat. Gondolom, Ti is sokan vagytok hasonló helyzetben, úgyhogy talán pont aktuális a téma, ha még nem tudjátok, mi legyen az újévi fogadalmatok! 🙂
Én alapvetően úgy próbálom kialakítani a napjaimat, hogy a napközbeni időszak, amit a munkával töltök, minél hatékonyabb legyen — az előző részekben már említettem pár trükköt, tippet a hatékony időgazdálkodás érdekében. (És én néha annyira komolyan is veszem a munkaidőmet, hogy a saját, privát ügyeimet felejtem el elintézni napközben, annyira koncentrálok az adott feladatra…) Viszont úgy gondolom, hogy a munka utáni időszak már a családé. Ebben az időben próbálok minél többet a gyerekeimmel és a férjemmel lenni, rájuk figyelni. Nyilván nem lehet a telefont teljesen kiiktatni az életünkből, de ez talán álszent dolog is lenne. A gyerekeink már abszolút úgy szocializálódnak, hogy ez az életük része.
Nálunk például az a szabály, hogy a gyerekek (5 és 2 éves) egy nap 15 percet nézhetnek mesét. Beülnek az iPad elé, együtt kiválasztják a mesét és megnézik. És én ugyanúgy használom a telefonomat, amikor velük vagyok. A kulcs az arányok betartásában van. Saját vállalkozásom van, nem tehetem meg, hogy du. 4 és reggel 9 között kikapcsolom a melót. Vannak vészhelyzetek, amikre reagálni kell, vannak fontos döntések, amiket gyorsan kell meghozni, ezért sajnos sokat vagyok online: a telefonommal és agyban is. De tudni kell szétválasztani, hogy mik azok a feladatok, e-mailek, helyzetek, amik nem tűrnek halasztást, és mik azok, amik pont ráérnek másnap is. Ezt igyekszem nagyon betartani, bár néha nehéz, de ez segít, hogy a percenként érkező e-mailek mindegyikére ne válaszoljak azonnal.
Nyilván egyénfüggő, hogy ki mit ítél meg sürgősnek és fontosnak, de javaslom, hogy ezt próbáljátok meg előre tisztázni magatokban, felállítani a saját szabályaitokat és aszerint nyomkodni a telefont a “család-időben”. Én például rájöttem, hogy a facebookon rengeteg olyan információval találkozom, amik elterelik a figyelmemet, és önkéntelenül is beleolvasok ebbe-abba, amiről utólag tudom, hogy teljesen felesleges volt. Ezért nagy tisztogatást csináltam: azokat az oldalakat, ismerősöket kikövettem, akik igazából nem érdekelnek, mert idegesített, hogy tele van a falam számomra érdektelen információkkal. És kikapcsoltam az értesítést is, mert a facebook ikon jobb sarkában megjelenő kis számocskák folyton arra sarkalltak, hogy megnézzem, ugyan mi történt, miről értesített a facebook, miről maradok le? És legtöbbször kiderült, érdektelen dolgok, de ha már rákattintottam, szétnézek. És már megint azt vettem észre, 5 perce felesleges dolgokat olvasgatok. Ezen muszáj volt változtatnom, így most már csak akkor lépek be, ha én döntök úgy. Ezek apróságnak tűnnek, de tényleg hatásosak.
Ha kíváncsi vagy, Te mivel töltöd a telefon nyomogatós időd nagy részét (és egyáltalán naponta hány percet, órát töltesz a telefonod bizergálásával), akkor érdemes letölteni egy appot, ami monitorozza. Én is kipróbáltam, és képzeljétek, már a tény, hogy az app figyel engem, már az visszafogott, többször megfigyeltem magamon az automatikus mozdulatot, amit félúton sikerült megállítani. 🙂 A riport pedig tanulságos, és jó kiindulási alap az újragondoláshoz. Tényleg nem azt szeretném sugallni, hogy egyáltalán ne telefonozzunk a gyerek mellett, hiszen ez egyáltalán nem életszerű. Én is sok élethelyzetben használom: a gyerekek már mondják, “Fotózz le a telefonoddal, mama!” (és nem azt, hogy vedd elő a fényképezőgépet), ha a kislányom szeretné, hogy rajzoljak neki egy hercegnőt vagy a kisfiamnak egy fogaskerekűt, a telefonról közösen keressük ki a képet, amit lemásolok, sokat nézegetjük a saját magukról, a családról, barátokról készült fényképeket, blogokat, de azt is értik, ha azt mondom nekik, most nekem van szükségem a telefonomra, mert dolgozom, fontos, hogy ezt az e-mailt megválaszoljam, de ígérem, utána folytatjuk a játékot. És ha megvagyok, elteszem a telefonomat egy távolabbi pontra, hogy ne legyen a kezem közelében (és ne lássam a szemem sarkából, ahogy felvillan ez-az), mert ez segít, hogy agyban is kikapcsoljak, rájuk koncentráljak.
Nálunk valahogy így működik a dolog, de én sem vagyok még elégedett, tudom, lenne még hova fejlődni — úgyhogy most én kérdezem, segítsetek, Ti hogy csináljátok? Van köztünk olyan, aki úgy érzi, sikerül betartania a saját szabályait, amivel Ő is és a családja is elégedett? Meséljetek!
Én pedig búcsúzom, mindenkinek stresszmentes decembert és nagyon boldog, pihentető ünnepeket kívánok, minél több, egymásra figyelős, családozós idővel!
Katona Eszter